ELSAT SRL | documento sicurezza dati dlgs 196 2003

Documento Programmatico sulla Sicurezza dei Dati (DPS) - D.Lgs. 196 / 2003 et D.L. 5 / 2012

Il decreto legge numero 5 del 2012 "Decreto delle semplificazioni" ha modificato in parte il D.Lgs. 196/2003 con l'art. 46 che non crea obbligazioni da parte di soggetti obbligati alla redazione del DPS. Tuttavia è da evidenziare che lo stesso espone ad enormi rischi tutti i soggetti obbligati poichè dovranno essere loro a dimostrare in fase di controllo da parte degli ufficiali della guardia di finanza di rispettare le norme sulla sicurezza e gestione dei dati.

La mancata osservanza delle misure di sicurezza come previste e richieste dalla direttiva 95/46/CE, comporterà il pagamento di forti sanzioni amministrative calcolate sul volume d'affari, che tra l'altro non sono state ancora specificate nel DL 5/2012.

Per quanto sopra la nostra azienda da quest'anno 2012 consiglia a tutti i clienti e soggetti obbligati di continuare la redazione del DPS con la variante che quest'ultimo non avrà data di scadenza. Sarà redatto come sempre con data del 31 Marzo 2012 senza termine. Per gli anni successivi sarà necessario soltanto di creare degli addendum con i quali procederemo ad aggiornare il DPS. Questo eliminerà ogni forma di rischio in fase di controllo avendo a disposizione una documentazione sostanziale da poter esibire.[/important].

Che cosa è il DPS e nuovi regolamenti

Il DPS è l'unico documento in grado di attestare il legittimo adeguamento sulle vigenti normative sulla tutela dei dati personali:

  • Può essere aggiornato una volta all'anno andando ad aggiornare eventuali cambiamenti di gestione da ogni soggetto che gestisca banche dati cartacee o elettroniche con dati semplici, sensibili e/o giudiziari..
  • Il DPS è un documento legale di pianificazione della sicurezza dei dati in azienda: descrive come si tutelano i dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, utenti, fornitori ecc. in ogni fase e ad ogni livello (fisico, logico, organizzativo) e come si tuteleranno in futuro (programmazione, implementazione misure, verifiche, analisi dei risultati ecc.).
  • Perchè è necessario nel 2012 la redazione del DPS?Perchè con l'applicazione del DL 5/2012 l'onere della prova di essere a norma ricade in responsabilità totalmente sul soggetto obbligato, il quale dovrà dimostrare con suoi mezzi analisi dei rischi,  distribuzione dei compiti, misure approntate, procedure ed il percorso di adeguamento intrapreso per adeguarsi alla vigenti normative sulla privacy. Qualora gli ufficiali della guardia di finanza non fossero soddisfatti della documentazione prodotta, provvederanno a sanzionare il soggetto obbligato mediante sanzione amministrativa che sarà calcolata in percentuale (non ancora pubblicata) calcolata sul volume d'affari.
  • Tempi di redazione del DPS:  il DPS è da noi redatto in sole 48 ore creando una precisa ed accurata analisi e presentazione della sua struttura, sistemi operativi utilizzati, banche dati, procedure di controllo, nomina degli incaricati come previsto dal D.Lgs. 196/2003 et suc.. Tuttavia il DPS sarà da noi aggiornato nel corso dell'anno. Per questo motivo la nostra consulenza privacy dura per un intero anno.

Qual'è il tempo per mettersi a norma?

Il termine per mettersi a norma per tutti i soggetti obbligati è scaduto il 31 Marzo 2006. Non sono state concesse proroghe, chi esercita senza in assenza di adeguamento è sanzionabile in ogni momento. Se non è ancora a norma cosa aspetta? Contatta subito un consulente che provvederà a rispondere a qualsiasi suo quesito, e procedere con la redazione del suo DPS.

Quali sono i soggetti che devono adeguarsi?

Devono adeguarsi tutti quei soggetti che trattano dati personali come: aziende, ditte,  imprese, professionisti, agenti di commercio e rappresentanti, farmacie, associazioni, pubblica amministrazione, scuole, comuni, enti pubblici, medici, ingegneri, architetti, commercialisti, consulenti, avvocati, ecc.

Cosa si rischia per la mancata redazione del DPS?

Sanzioni amministrative calcolate sul volume d'affari. Le percentuali che saranno applicate non sono ancora note.

Il nostro servizio di consulenza

I consulenti ELSAT offrono i seguenti servizi per la redazione del DPS:

  • Analisi della struttura completa
  • Redazione della modulistica completa come richiesta dal D.Lgs. 196/2003
  • Controllo delle misure di sicurezza per la gestione di banche dati ed elaboratori elettronici.
  • Controllo o creazione delle procedure interne di gestione.
  • Redazione del DPS applicando il massimo delle norme per la sicurezza.
  • Creazione lettere d'incarico delle figure responsabili come richiesto dal D.Lgs. 196/2003.
  • Spedizione del plico legale DPS a mezzo ns. corriere espresso.

Costi del servizio di consulenza

I costi di redazione del DPS variano a secondo del cliente in considerazione del numero di terminali elettronici utilizzati, numero di dipendenti, sedi, banche dati utilizzate, ecc., mantenendo al minimo i costi annuali di gestione per i nostri clienti. Abbiamo previsto 4 tipologie di offerta creata su misura per ogni cliente. Accedi ora al nostro shop per ordinare rapidamente.

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